contact

Contact

Het inhuren van externen kan véél beter!

7 succesfactoren om de inkoop van professionele diensten te verbeteren.

Het inhuren van externen wordt door veel bedrijven als een ‘dure hobby’ gezien. Daarnaast tonen verschillende onderzoeken aan dat opdrachtgevers meestal niet tevreden zijn over de inhuur van externen.

Wij zetten de 7 factoren op een rij waarmee u maximaal rendement kunt halen uit de ingehuurde externe professionals, zodat uw tevredenheid toeneemt en het gevoel over uw investering verbetert.

1 CRËER EEN ‘SENSE OF URGENCY’

Zorg dat het verbeteren van inhuren van externen op de managementagenda komt. Er gaat vaak veel geld in om en de tevredenheid is beperkt. In veel organisaties is er geen inzicht in de exacte kosten van externe professionals. Daarnaast blijkt de toegevoegde waarde beperkt. Enkele vragen die houvast bieden:

  • Wat wordt er jaarlijks door wie uitgegeven aan professionele dienstverlening?
  • Wat levert dit op qua rendement, toegevoegde waarde en tevredenheid?
  • Welke trajecten waren niet succesvol?
  • Welke verbeteringen zijn er mogelijk?

2 DEFINIEER EEN HELDERE BEHOEFTE AAN PROFESSIONELE DIENSTVERLENING

De toegevoegde waarde van professionele dienstverlening en de tevredenheid over de geleverde dienst wordt voor een groot deel bepaald door een goede behoeftestelling. Deze behoeftestelling zorgt ervoor dat de juiste professional tegen het juiste tarief en het juiste aantal uren wordt ingehuurd. Daarnaast biedt het vooraf goed definiëren van de behoefte de mogelijkheid om achteraf het rendement te bepalen.

  • Wat is het echte probleem dat opgelost moet worden?
  • Wat is nice to have en wat is need to have?
  • Welke prestatie dient op welk tijdstip geleverd te worden?
  • Welke benodigde kennis en capaciteit is er binnen de eigen organisatie aanwezig?

3 ORGANISEER INFORMATIEVOORZIENING DOOR INKOOP

De inhuur van professionele diensten vindt bij veel bedrijven buiten het zichtveld van inkoop plaats. Het komt dan ook vaak voor dat binnen een organisatie verschillende mensen met dezelfde leverancier zaken doen zonder dit van elkaar te weten. Dit terwijl inkoop een cruciale rol kan spelen in het organiseren van deze informatie. Zowel de interne informatie over wat er wordt uitgegeven aan inhuur en aan welke leveranciers. Daarnaast kan inkoop externe informatie zoals prijsontwikkelingen, overnames en nieuwkomers in een bepaald marktsegment bijhouden. Vragen die bij deze succesfactor horen zijn:

  • Wat wordt er uitgegeven aan de inhuur van professionele diensten?
  • Door welk organisatieonderdeel wordt wat en hoeveel ingehuurd?
  • Aan welke leveranciers wordt hoeveel uitgegeven?
  • Hoe hebben de ingehuurde professionals/leveranciers gepresteerd?

4 BEPAAL DE INKOOPSTRATEGIE PER TYPE DIENSTVERLENING

De diensten die het meest ingehuurd worden dienen in categorieën te worden ingedeeld. Een veelgebruikte indeling van professionele dienstverlening is die in strategisch advies, oplossingen en capaciteit. Na het indelen van de inhuur in deze drie categorieën wordt per categorie een inkoopstrategie opgesteld. Op deze categorieën kunnen een viertal generieke inkoopstrategieën worden losgelaten:

  • Outsourcen van het inhuurproces
  • Reductie van kosten per eenheid
  • Verandering in consumptie
  • Verhogen van de efficiency van de operatie

De volgende vragen helpen bij het toepassen van deze succesfactor:

  • Hoe maken we zelf onderscheid tussen de drie categorieën?
  • Welke inhuur leent zich voor outsourcing?
  • Op welke wijze kunnen we besparen op de uitgaven?
  • Hoe kunnen we de behoefte of de vraag beïnvloeden?

5 REALISEER ‘SMART BUY’

Smart buy is het daadwerkelijk toepassen van de juiste inkoopstrategie om een bepaalde behoefte aan externe professionals in te vullen. Dit betekent dat in samenwerking met de opdrachtgever de behoefte goed op papier moet worden gezet en via het juiste kanaal de vraag aan de markt moet worden gesteld. Zo kan het raadzaam zijn om voor het vinden van een bepaalde professional een specialistisch bureau in te schakelen, terwijl voor andere behoeften een ‘marktplaats’ meer geschikt is.

Enkele vragen die die helpen bij deze stap:

  • Is het mogelijk om de inkoop via een standaard afroepcontract vorm te geven?
  • Welke leveranciers worden preferred supplier?
  • Welke aanwezige deskundigheid kan ik aanwenden om als volwaardig gesprekspartner het gesprek aan te gaan met leveranciers?

6 MONITOR TOEGEVOEGDE WAARDE

Een van de belangrijkste succesfactoren is het monitoren van de prestaties van professionals. Voor de eigen organisatie maar ook voor de professional zelf en de leverancier is het monitoren van de toegevoegde waarde essentieel. Door gezamenlijk te evalueren welke prestaties er daadwerkelijk geleverd zijn, ontstaat waardevolle informatie waarop gestuurd kan worden. Enkele vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Wanneer zijn we tevreden?
  • Hoe evalueren we professionele dienstverleners?
  • Hoe meten we de toegevoegde waarde?
  • Hoe komen we aan objectieve normen en benchmarks?

7 VOER DE REGIE EN BORG OPGEDANE KENNIS IN DE ORGANISATIE

De opdrachtgever zal regie moeten voeren op de inkoop en de uitvoering van professionele dienstverlening. Dit betekent dat de opdrachtgever vroegtijdig kennis deelt met inkoop over de te verwachten behoefte aan professionele dienstverlening. Daarnaast dient de opdrachtgever de regie te voeren op de professionele dienstverlener. Tot slot is de opdrachtgever verantwoordelijke voor het delen en borgen van opgedane kennis en resultaten. Dit laatste dient zowel met inkoop als met professionele dienstverleners te gebeuren.

WELKE SUCCESFACTOR ZIET U GRAAG TOEGELICHT?

Ik nodig u van harte uit om het boek ‘De Professional op het Witte Paard’ te lezen. Hierin staan de succesfactoren veel uitgebreider beschreven. Heeft u moeite met een of meerdere succesfactoren toe te passen of wilt u gewoonweg meer hierover weten? Laat dan hieronder een REACTIE achter.

© 2014 Qando BV | All rights reserved

Hotjar